A pesquisa, realizada durante o verão nos Estados Unidos por Steven Rogelberg, professor de ciência organizacional, psicologia e gestão da Universidade da Carolina do Norte, analisou as agendas semanais de 632 funcionários de 20 setores e avaliou quanto tempo eles realmente gastaram em reuniões, o proveito que tiveram e como responderam aos convites.

A conclusão foi que os empregados gastam em média 18 horas por semana em reuniões e recusam cerca de 14% dos convites, embora preferissem não participar de 31% desses compromissos.

O estudo aponta que participar com relutância de reuniões não críticas desperdiça cerca de US$ 25 mil por funcionário anualmente e projeta gastos de US$ 101 milhões por ano para qualquer empresa com mais de cinco mil funcionários.

– As reuniões nos controlam, e reuniões ruins têm um custo enorme – disse Rogelberg, que pesquisa reuniões há duas décadas. – Você recebe um convite para uma reunião e diz: ‘Eu não preciso estar lá”’, mas você diz sim – por quê?

Muitos aceitam porque é uma norma no local de trabalho – ninguém quer ofender o organizador da reunião pulando fora ou ter colegas de trabalho pensando que não estão engajados. Outros odeiam ter que buscar atualizações sobre o que foi discutido.

A maioria dos gerentes não fala com sua equipe sobre como e quando recusar reuniões, em parte porque normalmente são eles que os lideram e gostam da sensação de controle que proporcionam, acrescenta Rogelberg.

A pesquisa descobriu que as mulheres estavam mais preocupadas do que os homens em recusar reuniões por medo de incomodar os colegas para colocá-las a par do conteúdo discutido mais tarde.

– Pessoalmente, há dias e semanas em que minhas reuniões estão me controlando – disse Betsy Peters, vice-presidente de marketing e estratégia de produtos da Riva, fornecedora de software de dados de receita para o setor de serviços financeiros, com sede em Edmonton, no estado americano de Alberta.

Menos participantes e reuniões mais curtas

Betsy precisava organizar melhor com as reuniões da Riva quando a pandemia de Covid chegou e os funcionários passaram a trabalhar remotamente. Então ela pediu a Rogelberg que falasse com os cerca de 100 funcionários da Riva. Desde então, eles passaram a reduzir a lista dos participantes e também encurtaram todas as reuniões para que as pessoas pudessem fazer anotações resumidas ou se preparassem para o próximo encontro on-line.

– A tirania da reunião de 30 minutos acabou. Nós movemos a agulha nas reuniões.”

Poucas empresas têm conseguido isso, no entanto. A pesquisa anterior de Rogelberg apontou que reuniões mal gerenciadas podem prejudicar o engajamento dos funcionários e até aumentar sua intenção de sair, e o atoleiro das reuniões piorou durante a pandemia devido à mudança para o trabalho remoto e a videoconferência.

Dados da Microsoft com base em milhares de usuários de sua plataforma Teams no local de trabalho descobriram que o tempo gasto em reuniões mais que triplicou desde fevereiro de 2020, e o número de reuniões semanais mais que dobrou.

Essas reuniões virtuais “tendem a ser mais cognitivamente exigentes, mais propensas à distração e menos eficazes de várias maneiras do que as presenciais”, concluiu uma equipe de pesquisadores em um estudo recente que examinou como os padrões de comunicação mudaram logo após os bloqueios pandêmicos em 2020.

Os gerentes, que gastam cerca de 20% mais tempo em reuniões do que o funcionário médio, precisam ser mais criteriosos ao chamá-los e mais diretos ao permitir que as pessoas os recusem, disse Rogelberg.

Convites recusados aumentaram 84%

As reuniões recusadas aumentaram 84% no ano passado, de acordo com dados mais recentes da Microsoft, mas isso provavelmente se deve ao fato de que as reuniões sobrepostas aumentaram 46% durante o mesmo período.

As agendas devem ser enquadradas como um conjunto de perguntas a serem respondidas, não como um conjunto de tópicos.

“Se você não consegue pensar em nenhuma pergunta, você não deveria ter feito a reunião”, disse Rogelberg

Convidar pessoas para apenas uma parte de uma reunião também ajuda a melhorar sua eficácia, segundo a pesquisa. Caso contrário, as pessoas se desconectam: os entrevistados da pesquisa de Rogelberg disseram que acabam realizando várias tarefas durante 70% de uma reunião desnecessária.