Um dos grandes desafios na nossa carreira profissional é: como fazer o serviço render (e se possível, ainda estar feliz)?

Abaixo, compartilho um interessante material com dicas que nos mostra: isso é possível!

Extraído de: https://epocanegocios.globo.com/colunas/Changemaker/noticia/2021/11/como-ser-mais-feliz-e-mais-produtivo-no-trabalho.html

COMO SER MAIS FELIZ E MAIS PRODUTIVO NO TRABALHO

Por incrível que pareça, ser “monotask”, é mais produtivo que ser “multitask”.

O cenário de trabalho remoto no pós-pandemia mudou consideravelmente a forma como trabalhamos. Deste modo, abre-se espaço para uma reflexão de como podemos ajudar nossas equipes aproveitarem as melhores práticas de produtividade para serem mais eficazes.

Uma maior produtividade leva a um sentimento de satisfação e realização entre nossas equipes e para nossas empresas e organizações. Para criar uma maior sensação de bem-estar geral, podemos realmente trabalhar com nossos ritmos biológicos, em vez de nos forçar além de nossa capacidade e ativar os hormônios do estresse. Com planejamento e metodologia, podemos aumentar nossa capacidade de focar e criar uma compreensão mais clara do que se espera de nós em um determinado dia. Por incrível que pareça, ser “monotask”, é mais produtivo que ser “multitask”. Ou seja, a gestão da energia empregada numa tarefa ou projeto é melhor do que a gestão do tempo.

Existem inúmeras pesquisas de neurociência sobre os componentes biológicos da produtividade. Os trabalhos se concentram em como podemos alavancar o que sabemos sobre nosso corpo e cérebro para manter uma programação focada em nossos ritmos naturais, em vez de nos empurrarmos continuamente para além de níveis sustentáveis de atividade. Isso pode aumentar nossa felicidade e nos encorajar a usar nossas horas de trabalho com mais eficiência.

É de suma importância que você tenha claro no que precisa se concentrar em um determinado momento. Isso ajuda a aliviar a preocupação de que sua equipe ou empresa não saiba o quanto você está trabalhando, no que está trabalhando ou se está produzindo o suficiente. Isso é chamado de “ síndrome do impostor ” e se tornou prevalente em nossos ambientes de trabalho pandêmicos. Isso também ajuda a prevenir o “esgotamento” – ou a experiência de trabalhar constantemente, sentindo-se sobrecarregado.

Diante deste cenário, recomendo fortemente que você defina as três “coisas mais importantes” no início de cada dia de trabalho que você planeja fazer naquele dia. Você se sentirá mais produtivo e com mais clareza sobre o que precisa realizar até o final do dia. Nesse ponto, você verifica sua lista (é recomendado escrever isso no papel e marcá-los quando terminar) e sabe que concluiu suas 3 principais prioridades do dia. Se você não conseguir terminar suas três “coisas do dia” porque algo mais relevante apareceu, você pode reescrever sua lista para acomodar seu novo enfoque para o dia. Estudos dessa prática mostram resultados promissores para conter o “burnout” e a “síndrome do impostor”.

Outra dica importante é encurtar suas reuniões. Agende suas reuniões por 30 minutos, quando possível. As pessoas estão mais cognitivamente engajadas durante os primeiros 30 minutos de suas reuniões. Após 30 minutos, nossa atenção cai consideravelmente. Se for possível desligar a câmera de vídeo para diminuir a carga neurológica de se ver participando da reunião, melhor ainda! Alguns estudos avaliaram que as reuniões por vídeo tendem a ser mais onerosas do que as reuniões presenciais. Seu cérebro tem que trabalhar mais para reconhecer e entender as pistas sociais porque você não está realmente fazendo contato visual com seus colegas. As dicas que você experimentaria em uma sala com seus colegas de equipe estão ausentes nas chamadas de vídeo. Em geral, ao usar videoconferências, e mantê-las em menor número e / ou mais curtas, pode manter as equipes focadas na comunicação clara e no esclarecimento de itens de ação.

Use também o seu “cronótipo” a seu favor. Você é uma pessoa da manhã ou uma coruja da noite? Isso pode ajudar a determinar seus horários de concentração mais produtivos em um dia. Seu “cronótipo” é um ritmo interno que indica os horários de pico de desempenho e quedas nos níveis de energia durante o dia. Se você é uma pessoa matutina, sua capacidade de se concentrar de forma mais consistente e fácil será no início do dia, diminuindo conforme o dia avança. Se você é uma coruja da noite, provavelmente é melhor não agendar grandes apresentações ou tarefas desafiadoras logo de manhã, pois sua energia começa baixa e aumenta ao longo do dia.

Os tipos bifásicos, que são a maioria das pessoas, estão entre esses dois pólos. Se você é bifásico, tende a ter picos no meio da manhã e no meio da tarde, com um mergulho entre eles. Seus picos são os melhores momentos para fazer apresentações, realizar análises e concluir tarefas mais exigentes. Seus mergulhos são momentos muito melhores para realizar tarefas com uma carga cognitiva mais leve, como agendamento, envio de e-mail e trabalho administrativo.

Não menos importante, os Sprints de foco, que são trabalhos intensivos e de alto valor por curtos períodos de tempo, também são uma excelente abordagem. Por sua vez, é preciso ter claro que ser multitarefa é um mito. Quando as notificações de mensagens, e-mails, mensagens de texto e assim por diante estão disparando, você não consegue se concentrar totalmente em nenhuma tarefa. Mudar de uma tarefa para outra sempre acarreta um custo cognitivo. Mentalmente, você passa de uma coisa para outra, o que exige que você se concentre novamente na primeira tarefa quando voltar a ela, e lembrar de onde parou para retomar novamente. A rotação frequente entre as tarefas não produz o pensamento mais focado em nenhuma de suas tarefas. Embora seu trabalho possa exigir esse tipo de mudança de foco, é útil entender que é necessário um esforço adicional para ir de um item para o outro.

Os sprints de foco destinam-se a remover distrações e alavancar curtos períodos de trabalho abertos quando você estiver energeticamente mais adequado para eles, de acordo com seus níveis de energia durante o dia. Esses sprints permitem que possamos reservar um tempo para fazer melhor nosso trabalho, no melhor horário do dia. As etapas devem ser diretas: esclareça o que você pretende realizar no sprint e anote. Sinalize sua equipe que você ficará indisponível por uma hora, desligue as notificações, coloque seu telefone em outra sala e defina um cronômetro para 50 minutos. Trabalhe duro e direto por 50 minutos, ciente do tempo que passa, o que é motivador com base em inúmeros estudos. Faça uma pausa para terminar e volte para seu trabalho e sua equipe.

Por fim, como parte da alavancagem de seu cronótipo e, portanto, para maximizar sua produtividade, você pode ler lotes de e-mails em vez de atender a cada um assim que ele chegar (supondo que você tenha uma posição que permita isso). O agrupamento de e-mails incentiva você a passar por grupos de e-mails, de preferência em um horário de desempenho menor do dia. Dessa forma, você economiza seu tempo mais produtivo para tarefas que são do tipo de trabalho mais complexo e desafiador do ponto de vista cognitivo.

Para recapitular: faça metas diárias que você pode alcançar. Reserve um tempo em seu dia quando você se sentir renovado e com a mente limpa para trabalhar em tarefas mais desafiadoras. Use as quedas naturais em seus níveis de energia para fazer tarefas administrativas, como e-mails. Faça pausas para refrescar o cérebro. Mantenha suas reuniões curtas e embora em alguns casos possa parecer falta de educação, não usar vídeo quando possível, é cognitivamente mais eficaz. Boa trabalho!

*Dr. Juan Pablo D. Boeira é PhD e Mestre em Inovação pela UNISINOS, possui certificação em Inovação por Harvard e Business pelo MIT e também é CEO da AAA Inovação

(Foto: Thinkstock)